物资采购管理制度及流程PPT
第一章 物资采购管理制度第一节 目的与范围本制度规定了公司物资采购的程序、质量保证、供应商管理、合同管理等方面的要求，以确保公司生产的正常进行和物资采购过...
第一章 物资采购管理制度第一节 目的与范围本制度规定了公司物资采购的程序、质量保证、供应商管理、合同管理等方面的要求，以确保公司生产的正常进行和物资采购过程的有效监控。本制度适用于公司及所属各单位的物资采购活动。第二节 职责与分工采购部门负责根据生产计划和库存情况制定采购计划，进行供应商谈判、合同签订、订单下达、进货检验、货款支付等采购活动质量部门负责对采购物资进行质量检验和验证，确保符合公司的质量要求财务部门负责对采购合同和发票进行审核，确保符合公司的财务规定使用部门负责提供物资需求计划，对到货的物资进行验收和保管，确保物资的正确性和及时性第三节 采购流程需求计划使用部门根据生产计划和实际需求，提出物资需求计划，经部门负责人审核后报送采购部门市场调研采购部门进行市场调研，了解物资的市场价格、供应情况等信息，为采购决策提供依据供应商选择与谈判采购部门根据市场调研结果，选择合适的供应商并进行谈判，确保物资的质量、价格、交货期等方面的要求合同签订经过谈判后，采购部门与供应商签订采购合同，明确物资的数量、质量、价格、交货期等条款订单下达采购部门根据合同条款，下达采购订单给供应商到货检验到货后，质量部门对物资进行质量检验和验证，确保符合公司的质量要求货款支付经过财务审核后，采购部门支付货款给供应商质量跟踪质量部门对采购的物资进行质量跟踪，及时处理质量问题，确保生产过程的顺利进行第四节 质量保证供应商应提供符合国家相关标准的优质产品并保证货物的安全、环保等方面的要求对重要物资或关键过程应进行严格的检验和控制确保符合公司的质量要求对不合格的物资或不符合质量要求的批次应进行退货或换货处理，并追究供应商的责任对合格的物资应进行妥善保管和维护防止损坏或变质对供应商的质量保证能力进行定期评估以确保持续提供合格的产品和服务第五节 供应商管理建立供应商档案记录供应商的基本信息、供货能力、质量状况、价格水平等信息对供应商进行分类管理根据供应商的综合能力评估，选择合适的供应商进行合作与供应商建立长期合作关系加强沟通与协作，共同提高产品质量和服务水平对供应商进行定期评估和审计确保供应商的合法性和合规性对不合格的供应商应进行整改或淘汰以保证供应链的稳定性第六节 合同管理签订合同时应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期等条款对合同履行过程中出现的问题应及时沟通和处理确保合同的顺利执行对合同的变更应进行严格的审批和管理确保变更的合理性和合法性对合同的执行情况进行定期检查和分析及时发现问题并采取措施予以解决对合同履行过程中出现的纠纷应进行妥善处理维护公司的合法权益第二章 物资采购流程优化与改进第一节 信息化管理建立物资采购信息化系统实现采购过程的自动化和信息化管理利用互联网技术拓展采购渠道提高采购效率和透明度对信息化系统进行定期维护和升级确保系统的稳定性和安全性对信息化管理过程中出现的问题应及时发现和处理确保系统的正常运行对信息化管理的效果进行定期评估和总结不断优化管理流程和方法第二节 集中采购与分散采购相结合根据公司的实际需要和规模合理安排集中采购和分散采购的比例在保证产品质量和性能的前提下优先选择价格合理、服务优良的供应商第三节 采购策略优化制定灵活多变的采购策略以适应不同情况下的采购需求对市场变化及时敏锐调整采购策略以降低成本或获取更好的资源积极探索新的采购模式如联合采购、长期协议等，以实现更高效的采购加强对供应商的管理通过建立战略合作伙伴关系，实现共赢定期对采购策略进行评估和优化以适应公司发展和市场变化第四节 绿色采购与可持续发展优先选择符合环保要求的供应商和产品推动绿色采购在采购过程中考虑资源的节约和环境的保护推动可持续发展对高能耗、高污染的产品逐步淘汰选择环保性能更好的产品与供应商共同研发环保产品和技术降低环境负荷定期对绿色采购和可持续发展方面的成果进行评估和总结第五节 采购风险控制建立完善的风险控制体系明确采购过程中可能出现的风险及应对措施对供应商进行严格的筛选和评估降低供应风险在合同中明确违约责任和处罚条款降低法律风险对市场价格波动、交货期延误等风险进行预判和应对定期对采购风险控制情况进行检查和分析确保风险控制的有效性第六节 采购绩效评估与激励机制建立合理的采购绩效评估体系对采购活动和供应商进行综合评价根据评估结果进行奖惩激励优秀的供应商和员工对绩效不佳的供应商进行约谈和改进必要时调整合作关系对采购部门和员工进行定期培训和提升提高采购能力和素质鼓励员工提出改进建议持续优化采购流程和管理制度第七节 监督与审计建立独立的监督机制确保物资采购过程的公正、公平和透明对采购活动进行定期审计检查是否存在违规操作和不当利益输送对供应商进行严格的资质审查和履行能力评估确保其具备履约能力对质量不合格或交货期延误等违约行为进行严肃处理接受内部和外部的审计与监督积极配合调查和处理工作第八节 档案管理与信息共享建立完善的采购档案管理制度确保采购活动的可追溯性对采购合同、订单、发票等文件进行分类归档和保存实现采购信息的内部共享提高各部门之间的协同效率对采购信息进行定期备份和加密防止信息泄露和损坏在确保信息安全的前提下与供应商实现部分信息的共享与交流，提高合作效率第三章 附则第九节 制度修订与解释本制度的修订和解释权归公司管理层所有修订后的制度经公司管理层审批后生效本制度的修订应遵循公平、公正、公开的原则并提前进行公示或通知相关方本制度修订后相关方应按时遵守新制度的要求第十节 制度执行与违规处理公司及所属各单位应严格遵守本制度的规定进行物资采购活动对于违反本制度规定的采购活动公司将视情节轻重进行处理，如警告、罚款、解除合同等对于严重违反制度的行为公司将依法追究相关责任人的法律责任公司鼓励员工举报违规行为对于举报属实的员工给予一定的奖励第十一节 术语解释物资采购公司及所属各单位为满足生产、经营、管理等需要，根据需求计划从市场购买各类物资的行为集中采购公司及所属各单位将多个部门、项目或企业的采购需求集中起来，统一进行采购的行为分散采购公司及所属各单位各部门、项目或企业根据自己的需求，自行进行采购的行为供应商向公司及所属各单位提供物资、设备、服务等的法人或其他组织质量检验公司及所属各单位对采购的物资进行质量检验和验证，以确保其符合公司的质量要求合同管理公司及所属各单位对采购合同的签订、履行、变更等进行管理和监督的行为信息化管理利用信息技术手段对物资采购过程进行管理，以提高管理效率和质量绿色采购在采购过程中考虑环保和可持续发展因素，选择环保友好、资源节约的产品和供应商风险控制对物资采购过程中可能出现的风险进行预测、评估和控制，以降低潜在的风险和损失绩效评估对物资采购过程和结果进行综合评价，以评估采购效果和供应商的履约能力第十二节 附则补充本制度自发布之日起生效如有未尽事宜，由公司管理层解释并制定补充规定本制度为公司及所属各单位进行物资采购活动的基本规定各单位应遵照执行，如有违反制度的行为，公司将按相关规定进行处理本制度最终解释权归公司管理层所有第十三节 参考文件与附件《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国政府采购法》《物资采购质量管理规范》第十四节 附录附录A物资采购流程图附录B供应商评估表附录C合同审批流程图附录D质量检验流程图第四章 制度修订记录第一部分 修订历史记录2023年05月01日首次发布2023年07月01日修订并发布第二部分 修订内容说明在“第一章 物资采购管理制度”的“第四节 质量保证”中增加了对供应商质量保证能力进行定期评估和审计的要求在“第一章 物资采购管理制度”的“第五节 供应商管理”中细化了对供应商进行分类管理的要求，并增加了与供应商建立长期合作关系的内容在“第二章 物资采购流程优化与改进”的“第四节 绿色采购与可持续发展”中进一步强调了绿色采购和可持续发展的重要性，并增加了对环保性能更好的产品的选择要求在“第二章 物资采购流程优化与改进”的“第五节 采购风险控制”中细化了对市场价格波动、交货期延误等风险的预判和应对措施在“第二章 物资采购流程优化与改进”的“第六节 采购绩效评估与激励机制”中进一步完善了绩效评估体系，并增加了对员工进行培训和提升的要求在“第三章 附则”的“第十节 制度执行与违规处理”中增加了对严重违反制度的行为进行依法追究法律责任的内容
