会务日常工作PPT

会前准备1. 会议策划确定会议目的、议题和议程评估会议规模和预算选择合适的会议场地和设施2. 邀请与通知编制会议邀请函明确会议时间、地点和议程通过邮件、电...

会前准备1. 会议策划确定会议目的、议题和议程评估会议规模和预算选择合适的会议场地和设施2. 邀请与通知编制会议邀请函明确会议时间、地点和议程通过邮件、电话或其他方式发送邀请函并跟进确认参会人员名单3. 资料准备准备会议所需的背景资料、报告材料和其他相关文件编制会议资料包确保参会人员提前收到所需材料4. 技术保障确保会议所需的音响、投影等设备正常运行安排技术支持人员处理会议期间可能出现的技术问题会中服务1. 注册与签到设立签到台安排工作人员协助参会人员签到发放会议资料包、胸牌等物品2. 现场协调确保会议按照预定议程顺利进行协调各个环节处理突发状况3. 茶歇与餐饮安排茶歇时间和地点提供茶水和点心根据需要安排午餐或晚餐确保参会人员饮食需求得到满足4. 记录与摄影安排专人负责会议记录记录会议要点和决策结果如有需要安排专业摄影师进行会议摄影会后工作1. 资料整理整理会议记录、纪要和其他相关资料将会议成果整理成文件或报告供参会人员查阅和跟进2. 反馈收集向参会人员收集会议反馈了解会议效果和改进方向分析反馈意见为下次会议提供改进建议3. 结算与归档根据会议预算进行费用结算将会议相关文件、资料和照片归档保存以备查阅